Der Gläubigerausschuss wird nach § 89 Abs 3 IO vom Insolvenzgericht oder vom Insolvenzverwalter schriftlich einberufen. Die Abstimmung kann auch schriftlich stattfinden. Für einen Beschluss sind so viele Stimmen erforderlich, wie der Mehrheit aller Mitglieder entsprechen. Eine bloße Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt daher nicht in jedem Fall.
In eigener Sache darf niemand mitstimmen. Ein eigenes Erwerbsinteresse, eine besondere Vertragsbeziehung oder ein sonstiger unmittelbarer Vorteil sollte vor der Beratung offengelegt werden. Protokoll und Beschluss müssen erkennen lassen, wer teilgenommen hat, wer nicht mitstimmte und wie die erforderliche Mehrheit erreicht wurde.
Ein Mitglied, das mit seiner Auffassung nicht durchdringt, kann nach § 89 Abs 4 IO einen Minderheitsbericht verfassen und dem Gericht vorlegen. Der Bericht sollte Tatsachen, fehlende Unterlagen und die abweichende Bewertung konkret benennen.